Автоматизация процессов перевозки и обслуживания денежной наличности и иных ценностей для нужд ФГУП «Главный центр специальной связи»

Клиент

Транспорт и логистика

Главный центр специальной связи

Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный центр специальной связи» является организацией федеральной почтовой связи с особыми уставными задачами, обеспечивает потребности государства в пересылке секретных и иных специальных отправлений.

Цели проекта

Создание и внедрение специализированного учётного контура, обеспечивающего автоматизацию процесса перевозки, обслуживания денежной наличности и иных ценностей с целью исключения разрозненного учёта в стороннем ПО, а также повышение прозрачности и контролируемости производственных процессов инкассации на территории 89 субъектов Российской Федерации.

Решение

Ситуация до внедрения

"Главный центр специальной связи" (ГЦСС) – ФГУП ГЦСС является организацией федеральной почтовой связи с особыми уставными задачами, включено в оборонно-промышленный комплекс и осуществляет деятельности в интересах обороны и государственной безопасности, сохранения государственной, коммерческой, служебной тайны. Во ФГУП ГЦСС входят 77 управлений специальной связи, 135 отделений и пунктов специальной связи, расположенных в 89 субъектах Российской Федерации. Предприятие обеспечивает высокий уровень безопасности и надежности при транспортировке специфических грузов.

В организации ранее с целью цифровизации учетных процессов был заложен единый контур ERP-системы "ГРИФ", построенный на базе отечественного программного продукта "1С:ERP Управление предприятием". Система была запущена в эксплуатацию в 2024 году. Автоматизация одного из ключевых блоков работы предприятия – "Перевозка денежной наличности и иных ценностей", была на тот момент уже запланирована, так как процесс пока оставался зоной фрагментарной автоматизации и ручного труда, что создавало определенные сложности. Выявленные при обследовании "болевые точки" в прежней организации процесса перевозки наличности:

1. Разрозненность учетных систем. Оперативный учёт перевозок вёлся в ЕИС "Спецсвязь", которая фиксировала заявки и итоговую стоимость услуг, но не содержала механизмов для управления производственным процессом. Для регистрации производственной части в одном из филиалов использовалось обособленное ПО, а в остальных – электронные таблицы в MS Excel. Данные о ходе перевозок существовали изолировано от финансового и коммерческого учёта.
2. Дублирование операций и высокая трудоёмкость. Поскольку заявка обрабатывалась в одной среде, а маршрутные листы и задания формировались в другой, одну и ту же информацию приходилось вводить несколько раз. Это увеличивало трудоёмкость и, при больших объёмах, не исключало появления расхождений, дополнительной сверки при закрытии заказов и взаиморасчётах с клиентами.
3. Отсутствие единых аналитик на всем жизненном цикле заказа. Данные о клиенте, договоре, тарифах, точках обслуживания, задействованном транспорте и сотрудниках не наследовались автоматически от этапа к этапу. Из-за этого формирование сводной отчётности по клиентам, маршрутам или видам ценностей требовало длительной ручной обработки, а сам процесс перевозки оставался менее прозрачным для оперативного контроля.

Все это и сформировало потребность процесса перевозки денежной наличности и иных ценностей включить в уже существующий единый цифровой контур, чтобы объединить оперативное планирование, производственный учёт и финансовый результат, обеспечив полную прослеживаемость пути каждой перевозимой ценности.

Уникальность и инновационность проекта

Запуск блока "Перевозка денежной наличности и иных ценностей" для ФГУП "Главный центр специальной связи" стал значимым событием в продолжении цифровой трансформации специальных логистических процессов на предприятии, обеспечившим глубокую автоматизацию, интеллектуальное управление данными и оперативную аналитику в сфере инкассации и перевозки материальных ценностей.

Единый цифровой контур управления специальными перевозками уже объединил 25 управлений и отделений специальной связи, расположенных на пространстве от Балтики до Тихого океана, от сибирской тайги до каспийских степей и кавказских предгорий. Проект признан руководством ИТ-подразделения предприятия стратегическим для дальнейшего развития транспортной логистики в масштабах всей страны.

• - планирование (с автоматическим формированием заказов на транспортные средства, распределением заявок по маршрутам и назначением экипажей);
• - сопровождение (с контролем факта исполнения маршрута, фиксацией времени обслуживания точек, учётом пробега и детализацией работы сотрудников);
• - учёт материальных ценностей (с автоматизацией приёма на хранение и выдачи на маршрут ПТК, оружия, спецсредств и иных ценностей, включая проверку на дубли уникальных номеров);
• - документирование (с генерацией полного комплекта сопроводительных документов: маршрутные листы, задания, ведомости ключей, акты приёма-передачи);
• - финансовое закрытие (с автоматическим расчётом стоимости услуг на основании данных фактического исполнения и тарифов договора).

Централизованная платформа: вся информация о процессе перевозки денежной наличности и иных ценностей хранится в единой базе данных ERP-системы "ГРИФ", что обеспечивает консолидацию и доступность информации для всех подразделений и филиалов ФГУП ГЦСС.

Модульная архитектура: блок построен как расширение типового функционала ERP-системы "ГРИФ", построенной на базе "1С:ERP Управление предприятием", включающее специализированные модули, каждый из которых отвечает за определённый аспект процесса перевозки денежной наличности и иных ценностей.

Результат

«Решение сегодня охватывает 25 управлений специальной связи по всей России, и мы продолжаем тиражирование на остальные подразделения. Новый внедренный блок позволяет управлять транспортными потоками перевозки денежной наличности и иных ценностей на федеральном уровне из единого центра, сохраняя полный контроль за безопасностью и исполнением маршрутов даже в самых удаленных регионах»

Результаты проекта

На момент подачи заявки система уже работает в 25 управлениях специальной связи в различных федеральных округах, что подтверждает ее масштабируемость и готовность к полномасштабному тиражированию.

Система позволяет рассчитывать себестоимость каждой перевозки на основе фактических данных маршрутных листов, а встроенная аналитика теперь выявляет точки для экономии, что дает прямой коммерческий эффект. В отличие от фрагментированных решений, теперь ERP-система "ГРИФ", построенная на базе "1С:ERP Управление предприятием", объединяет все инструменты, включая новый блок "Перевозка денежной наличности и иных ценностей" в едином контуре, и на каждом этапе работает с одними и теми же данными. Это исключает ошибки при ручном вводе и создает базу для оптимизации маршрутов и развития прогнозной аналитики в будущем. То, что закрывающие документы формируются теперь автоматически на основании фактически исполненных маршрутов, исключает риски расхождений между производственным и финансовым учётом.

Благодаря реализации проекта как территориально-распределенной TMS-системы достигнуты следующие ключевые результаты:

1. Создание единой цифровой среды для управления специальными перевозками:

• Сформировано централизованное пространство на базе ERP-системы "ГРИФ", объединившее все этапы процесса перевозки денежной наличности и материальных ценностей.
• Обеспечена сквозная прослеживаемость движения ценностей от момента создания заявки до формирования акта выполненных работ.
• Устранена разрозненность учёта: полностью исключено использование локального ПО и Excel-таблиц в филиалах.

2. Автоматизация планирования и управления маршрутами:

• Внедрён механизм автоматического формирования заказов на транспортные средства на основании статусов заявок.
• Реализовано распределение заявок по маршрутам с возможностью гибкой корректировки и фиксации истории изменений.
• Обеспечен контроль фактического исполнения маршрутов с детализацией по точкам обслуживания, времени работы и пробегу.
• Создана единая база маршрутов, доступная для оперативного управления из головного офиса, что критически важно для территориально-распределенной структуры.

• Разработан функционал приёма на хранение и выдачи на маршрут ПТК, оружия, спецсредств и иных материальных ценностей.
• Внедрена автоматическая проверка уникальных номеров объектов учёта для исключения дублирования.
• Реализована автоматическая подстановка данных о закреплённом за сотрудником оружии при формировании маршрутных листов.

4. Автоматизация договорной деятельности и расчётов:

• Реализован автоматический расчёт стоимости услуг на основании тарифов договора и данных фактического исполнения маршрутов.
• Обеспечена генерация полного комплекта финансовых и сопроводительных документов (акты, счета-фактуры, маршрутные листы, ведомости).

• Созданы инструменты для формирования отчётности в разрезе клиентов, транспортных средств, маршрутов, ПТК и принятых на хранение материальных ценностей.
• Обеспечена возможность получения достоверных данных о себестоимости каждой перевозки на основании фактических показателей.

Масштаб проекта

• 950 — Суммарное количество АРМ, шт.

Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения

• 79.2 — Скорость автоматизации, АРМ/мес.

• 7936 — Суммарное количество человеко-часов проектной команды.

• 8.35 — Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.-час.

Сроки и качество

• 0% — Отклонение по срокам, %.

• 0% — Отклонение по бюджету, %.

• 10 — Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе.

• 10 — Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10-балльной системе.

Экономический эффект от внедрения

• 18% — Рост прибыли.

• 15% — Сокращение расходов на материальные ресурсы.

• 25% — Снижение производственных издержек.

• 30% — Сокращение операционных и административных расходов.

• 15% — Снижение себестоимости продукции / услуг.

• 20% — Увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг.

• 30% — Сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг.

• 35% — Сокращение трудозатрат в различных подразделениях.

• 20% — Сокращение дебиторской задолженности.

• 80% — Ускорение обработки заказов.

• 30% — Рост производительности труда в производстве.

• 70% — Ускорение получения управленческой отчетности.

• 55% — Ускорение получения регламентированной отчетности.

Продукты

1С:ERP Управление предприятием 2

Дополнительные материалы

Публикация на сайте 1С:Проект года

Поможем реализовать ваши цели

• Хочу такое же решение
• Запросить подробности