Клиент
Цели проекта
Цель проекта: создание в функциональном блоке "Управление имуществом" единого цифрового контура для планирования ремонтных работ, подготовки, подачи, рассмотрения и согласования заявок на предоставление целевых субсидий из бюджета города Москвы на проведение ремонтных работ.
Основные задачи проекта:
- перевести процесс подготовки и согласования заявок из разрозненного и преимущественно ручного формата в единую информационную систему;
- обеспечить формирование заявки на основании структурированных данных о ремонтных работах и потребности в финансировании;
- стандартизировать состав вводимых сведений, комплект документов и правила проверки заявок;
- организовать сквозной маршрут согласования с разграничением ролей и ответственности всех участников процесса;
- обеспечить использование УКЭП на ключевых этапах согласования;
- повысить прозрачность прохождения заявки, контроль финансов, сроков, полноты и корректности материалов;
- предоставить руководству инструменты централизованного контроля и отчетности по заявкам.
Решение
Ситуация до внедрения
Департамент информационных технологий Москвы (далее – ДИТ) — одна из крупнейших ИТ-структур страны в государственном секторе. ДИТ обеспечивает эксплуатацию значительного числа городских информационных ресурсов и систем, а также взаимодействие между подразделениями Правительства Москвы, включая комплексы городского управления, различные Департаменты органов исполнительной власти, Префектуры административных округов. Выступает государственным заказчиком: размещает заказы на поставку вычислительной техники, оборудования, программного обеспечения, информационные и телекоммуникационные услуги.
На старте проекта процесс подготовки и согласования заявок на целевые субсидии представлял собой многоэтапную процедуру с участием значительного числа специалистов со стороны органов исполнительной власти и подведомственных учреждений. Взаимодействие строилось на сочетании различных каналов связи и обмена файлами — единой цифровой среды для сквозного ведения заявок не существовало.
Значительная часть времени уходила на сбор, сверку и передачу материалов. Контроль полноты пакета документов, достоверности сведений, статуса и истории заявки осуществлялся преимущественно вручную. Возникали ситуации дублирования заявок, возвратов на доработку, расхождений между планами ремонтных работ, обосновывающей документацией и итоговыми решениями.
Процесс включал несколько последовательных этапов проверки, согласования и утверждения, но не имел единого цифрового маршрута с прозрачным распределением ролей, сроков и ответственности. Сопровождение заявок требовало заметных трудозатрат, а получение руководством целостной картины хода заявочной кампании — сбора данных из разных источников.
Заказчику требовалось создать единый цифровой механизм, который позволил бы связать планирование ремонтных работ, расчет потребности в целевой субсидии, формирование заявки, экспертное рассмотрение, согласование и утверждение в рамках одного управляемого процесса, обеспечив прозрачность, полноту, прослеживаемость и контроль всех этапов работы с заявками.
Проект реализован на платформе "1С:Предприятие 8.3" в составе УАИС Бюджетный учет, в рамках функционального блока "Управление имуществом". Архитектурно решение построено не как отдельная изолированная система, а как встроенный специализированный цифровой контур, обеспечивающий в единой информационной среде планирование ремонтных работ, регистрацию потребности в целевых субсидиях, формирование заявок, их рассмотрение, согласование, утверждение и последующий контроль.
В основе решения лежит использование структурированных данных, формируемых в функциональном блоке "Управление имуществом". На этапе планирования и обоснования потребности применяются документы "Установка свойств объектов имущества" с типом "Универсальный мониторинг", включая разделы перспективного плана ремонтов и потребности в целевых субсидиях. На их основании в системе формируется заявка на предоставление субсидии, комплектуется документация и запускается дальнейший маршрут согласования.
Далее заявка проходит централизованный маршрут обработки в рамках ролевой модели: используются механизмы задач, статусов, возврата на доработку, согласования, подписания с применением УКЭП, подготовки итогового заключения, утверждения результатов и формирования протокольных решений. Для руководства и участников процесса реализована специализированная отчетность по статусам заявок, движению по маршруту согласования, перечням заявителей, загруженности специалистов и суммам к предоставлению.
Масштаб охвата выполняемой задачи - 1000 рабочих мест.
Решение используется в контуре органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им учреждений.
Результат
В цифрах:
- Сокращение времени прохождения заявки в 2,5 раза.
- Снижение доли возвратов на доработку на 68% за счет встроенных предпроверок и автоматического контроля заполняемых данных.
В составе УАИС Бюджетный учет (блок "Управление имуществом") создан сквозной цифровой контур управления целевыми субсидиями. Процесс, ранее построенный на файлах, электронных письмах и множественных сверках, переведен в централизованную ролевую среду.
Система обеспечила:
- формирование заявок на основании структурированных данных о планируемых работах и потребности в финансировании;
- хранение и проверку комплекта документов, обязательных полей, предупреждение о возможном дублировании;
- применение УКЭП на ключевых этапах согласования;
- сквозную маршрутизацию.
В рамках процесса были реализованы механизмы задач, согласования, возврата на доработку, экспертного рассмотрения, подготовки итогового заключения, утверждения результатов и формирования протокольных решений.
Отдельным результатом проекта стало появление у руководства инструмента централизованного контроля заявочной кампании: сводная отчётность по статусам, движению заявок, загруженности специалистов, суммам к выделению. Это повысило прозрачность процесса, упростило контроль сроков и качества материалов, снизило зависимость от разрозненных каналов взаимодействия и обеспечило более высокий уровень управляемости при принятии решений о предоставлении целевых субсидий.
Масштаб проекта
-
1000 — Суммарное количество АРМ, шт.
-
2 — Количество внедренных решений 1С (типовых, специализированных, отраслевых) в рамках проекта, шт.
-
333.3 — Скорость автоматизации, АРМ/мес.
-
3000 — Суммарное количество человеко-часов проектной команды.
-
3 — Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.-час.
Сроки и качество
-
0% — Отклонение по срокам, %.
-
0% — Отклонение по бюджету, %.
-
10 — Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе.
-
10 — Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10-балльной системе.
Экономический эффект от внедрения
-
90% — Сокращение расходов на материальные ресурсы.
-
50% — Сокращение операционных и административных расходов.
-
70% — Сокращение трудозатрат в различных подразделениях.
-
90% — Снижение зависимости от зарубежного ПО.
-
90% — Ускорение получения управленческой отчетности.
Дополнительные материалы
Поможем реализовать ваши цели
Другие работы
1. Разработка подсистемы «Учет технического обслуживания и ремонтов» 2. Проект по повышению технологического качества эксплуатации УАИС Бюджетный учет
Реализация единого цифрового контура управления отправлениями и полная автоматизация логистического цикла во ФГУП «Главный центр специальной связи»
Внедрение ПП "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" в ППК «Фонд развития территорий»
Разработка подсистемы «Учет технического обслуживания и ремонтов» функционального блока «Управление имуществом» УАИС Бюджетный учет г. Москвы
Повышение технологического качества эксплуатации Универсальной автоматизированной информационной системы бюджетного учета (УАИС БУ)
Построение автоматизированной облачной системы для бюджетной сферы Москвы (пилотная зона)
Развитие информационной системы автоматизации бухгалтерского учета (АСБНУ) на базе «1С:Бухгалтерия КОРП»
Внедрение программного продукта «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП»
Развитие информационной системы автоматизации расчета заработной платы и управления персоналом
